Datenschutzerklärung

1. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir informieren Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns, unsere Datenschutzprinzipien und Ihre Rechte als betroffene Person.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung unserer Webseiten sowie für die Begründung und Durchführung eines Kundenverhältnisses. Sie gilt auch für ein Kontakt- oder Lieferantenverhältnis, welches Sie mit uns eingehen sowie beider Nutzung des othermo-Portals. Des Weiteren gilt die Datenschutzerklärung auch dann, wenn an anderer Stelle ausdrücklich darauf Bezug genommen wird.

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung:

othermo GmbH
Siemensstraße 30
63755 Alzenau

+49 (0) 6023 70 439 90
info@othermo.de

Die Verarbeitung personenbezogener Daten, welche im Anwendungsbereich dieser Datenschutzerklärung erhoben werden, erfolgt entsprechend den jeweils geltenden Bestimmungen zum Datenschutz, insbesondere nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1.1 Datenerhebung und Herkunft der Daten

Bei jedem Aufruf unserer Website erheben wir die Daten, die Sie uns bei der Nutzung zur Verfügung stellen. Des Weiteren erheben wir Daten zur Begründung und Ausgestaltung einer Kundenbeziehung bzw. zur Erbringung der Leistungen und zu Abrechnungszwecken.

Treten Sie mit uns in ein sog. „Kontaktverhältnis“ (Anfragen oder Angebote aller Art, Newsletter-Anmeldung), schließen Lieferantenverträge mit uns oder bewerben sich bei uns, so erheben und verarbeiten wir – soweit dies erforderlich oder nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO angemessen ist – diese Daten.

Zudem erheben wir Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister, Ihre Webseiten, Presseartikel usw.) im Rahmen der Zulässigkeit nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Personenbezogene Daten, die wir auf diese Weise erheben und speichern, können sein:

• IP-Adresse und Nutzungsdaten beim Abruf und bei der Nutzung unserer Website
• Name und Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummern, E-Mail-Adresse, Faxnummer etc.), Registernummern, Namen und Anschrift der Vertretungsberechtigten, Kontoinformationen sowie die entsprechenden Daten der zuständigen Ansprechpartner von Ihnen als Kunde unserer Leistung
• Name und Kontaktdaten im Rahmen der Begründung und Abwicklung eines Kontaktverhältnisses oder eines Lieferantenverhältnisses
• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Passwort bei Anlegen eines Benutzerkontos

Alle personenbezogenen Daten werden jeweils nur im Rahmen einer gesetzlichen Erlaubnis erhoben oder wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

1.2 Nutzung und Weitergabe personenbezogener Daten im Allgemeinen

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten im Allgemeinen, um Ihnen die Nutzung unserer Webseite zu ermöglichen, um mit Ihnen als Kunden einen Vertrag zu begründen und zu erfüllen sowie diesen abzurechnen.

Treten Sie mit uns in ein Kontakt-, Lieferanten- oder Bewerbungsverhältnis, nutzen wir Ihre Daten, um dieses Verhältnis zu begründen und zu erfüllen bzw. abzuwickeln und ggf. – soweit einschlägig – abzurechnen. Zudem nutzen wir uns rechtmäßig bekannt gewordene Daten zum Zwecke der Werbung per Post, per E-Mail oder per Telefon, sofern Sie hierin konkret und wirksam eingewilligt haben.

Insgesamt kann es auch erforderlich sein, dass wir Ihre Daten an externe Dienstleister im Rahmen einer Auftragsverarbeitung weitergeben. Ihre personenbezogenen Daten werden wir weder an Dritte verkaufen noch anderweitig vermarkten.

Datenübermittlungen in Drittländer können sich ergeben im Rahmen der Administration, Entwicklung und des Betriebs von IT-Systemen und nur soweit a) die Übermittlung grundsätzlich zulässig ist und b) die besonderen Voraussetzungen für eine Übermittlung in ein Drittland vorliegen, insbesondere der Datenimporteur ein angemessenes Datenschutzniveau nach Maßgabe der EU-Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Auftragsverarbeiter in Drittländer gewährleistet. Grundlage sind die Bestimmungen der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes. Eine Übermittlung kann auch bei der Nutzung unserer Webseiten erfolgen.

2. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

2.1. Verarbeitung im Rahmen Ihrer Einwilligung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Erteilen Sie uns nach den bestehenden Vorgaben eine Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten für einen bestimmten Zweck, so verarbeiten wir diese Daten innerhalb der Einwilligung.

2.2 Erfüllung vertraglicher oder vorvertraglicher Pflichten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Nutzung unserer Webseite durch Sie, zur Nutzung der othermo-Anwendung, zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen als Kunde sowie bei einem Kontakt- oder Bewerbungsverhältnis. Die Zwecke der Datenverarbeitung und die Erforderlichkeit richten sich in erster Linie nach dem durch die vorgenannten Rechtsbeziehungen konkret bestimmten Zwecke.

Bei einem Vertrag mit Ihnen als Kunde bezieht sich dies auf die Begründung, den Umfang, die Beratung, die Erfüllung sowie die Abrechnung des Vertrags. Zusätzlich bezieht sich dies auf die von Ihnen genutzten Leistungen sowie den möglichen Austausch von personenbezogenen Daten mit Geschäftspartnern.

Ebenfalls erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfragen, die Anbahnung einer Kundenbeziehung oder eines vergleichbaren Kontaktverhältnisses sowie bei Bewerbungen.

Im Rahmen der zuvor aufgezählten Zwecke kann es erforderlich sein, dass wir Ihre Daten an externe Dienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung weitergeben.

2.3 Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO

Soweit wir einer rechtlichen Verpflichtung unterliegen, werden Ihre Daten zur Erfüllung dieser Verpflichtung verarbeitet. Dies bezieht sich unter anderem auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie Auskunfts- oder Überwachungspflichten gegenüber staatlichen Institutionen.

2.4 Verarbeitung im Rahmen einer Interessenabwägung

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO

Zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten verarbeiten wir Ihre Daten wie folgt:

• Anonymisierung von IP-Adressen bei der Nutzung unserer Webseite für statistische Zwecke, der Datensicherheit und der Optimierung unserer Webseiten.

• Nutzung von technisch notwendigen Cookies zur Gewährleistung der optimalen Funktionalität des Portals sowie einer nutzerfreundlichen und effektiven Gestaltung unseres Angebots.

• Mögliche Maßnahmen zur Datensicherheit unserer Webseite, wie insbesondere die Speicherung von IP-Adressen, sofern die konkrete Bedrohungslage dies angemessen erscheinen lässt.

• Begründung und Erfüllung von Kontaktverhältnissen im Rahmen der Zweckmäßigkeit.

• Bearbeitung von Bewerbungen im Rahmen der Zweckmäßigkeit.

3. Datenübermittlung an Dritte

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die mit der Bearbeitung betraut sind im Rahmen der Erforderlichkeit oder angemessener Zweckmäßigkeit.

Sofern wir Daten anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis, Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen.

Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO.

4. Datenübermittlung in ein Drittland oder an internationale Organisationen

Eine Datenübermittlung an Länder außerhalb der EU bzw. des EWR („Drittland“) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Bei anderen Vertragsverhältnissen, wie einem Kontaktverhältnis oder einer Bewerbung erfolgt eine solche Datenübermittlung nur zur Erfüllung dieses Vertragsverhältnisses oder soweit dies wegen eines berechtigten Interesses ausnahmsweise angemessen ist. Gleiches gilt für die Nutzung unserer Webseiten von Standorten außerhalb der EU oder des EWR.

5. Dauer der Datenspeicherung

Bei der Nutzung unserer Webseite oder unseres Portals speichern wir Ihre IP-Adresse und Nutzungsdaten für die Dauer des Nutzungsvorgangs.

Falls dies für die Datensicherheit, Aufklärung oder Verhinderung von Sicherheits- oder Datenschutzverletzungen angemessen ist, speichern wir Ihre IP-Adresse. Die Angemessenheit richtet sich nach der konkreten Bedrohungslage. Die Speicherung erfolgt in der Regel für maximal drei Monate bzw. bis zur abschließenden Klärung oder Durchsetzung der Ansprüche im Falle einer Strafanzeige oder Strafverfolgung.

Als Kunde speichern wir Ihre Daten zur Begründung, Ausgestaltung und Erfüllung der Vertragsbeziehung. Eine Löschung der Daten erfolgt, sobald diese nicht mehr erforderlich sind. Eine Löschung erfolgt erst dann, wenn Sie keine Ansprüche gegen uns mehr geltend machen können, alle vertraglichen Pflichten erfüllt sind und wir gesetzlich (z. B. aufgrund von steuerrechtlichen oder handelsrechtlichen Pflichten) nicht mehr verpflichtet sind, die Daten aufzubewahren.

Im Rahmen eines Kontaktverhältnisses erfolgt die Speicherung der Kontaktdaten, soweit dies erforderlich und im Rahmen der Angemessenheit zweckdienlich ist.

Bei Bewerbungen speichern und verwenden wir Ihre Kontakt- und Bewerbungsdaten, soweit dies für den jeweiligen Bewerbungszweck erforderlich ist. Sollte es zu keinen Beschäftigungs- und Vertragsverhältnis kommen, werden die Daten innerhalb von zwei Monaten gelöscht. Eine Löschung der Daten erfolgt nicht, sofern ein berechtigtes Interesse (z.B. Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) dem entgegensteht.

6. Verarbeitung bei Webseitennutzung

6.1 Datenverarbeitung und Protokollierung bei Zugriffen aus dem Internet

Aus technischen Gründen übermittelt Ihr Web-Browser beim Zugriff auf unsere Website Daten an uns. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Eine Zuordnung zu einem Nutzer ist nicht möglich. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt. Diese Daten werden benötigt, um unsere Website korrekt auszuliefern und die Funktionsfähigkeit zu gewährleisten.

Bei der Nutzung unserer Webseite werden anonymisierte Daten an den Analysedienst Google Analytics von Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) übermittelt, um die Nutzung der Website auszuwerten.

6.2 Nutzung des Kontaktformulars

Des Weiteren bieten wir auf unserer Webseite ein Kontaktformular an. Die Übermittlung der Formulardaten über das Internet erfolgt über verschlüsselte Verbindungen. Wir benötigen die dort anzugebenden Informationen, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und Ihnen eine Antwort zukommen zu lassen. Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Basis einer Interessenabwägung, bei konkreten Anfragen zur Erfüllung eines Vertrages bzw. der Vertragsanbahnung. Anfragen werden elektronisch verarbeitet. In diesem Zusammenhang erhalten ggf. Dritte Kenntnis von den Formularinhalten.

Für die Verarbeitung Ihrer Anfragen nutzen wir Systeme von den folgenden Firmen:
– Microsoft Ireland Operations Ltd, OneMicrosoft Place, South County Business Park Leopardstown Dublin 18, D18 P521 Irland
– HubSpot, Inc., 25 First Street, Cambridge, MA 02141 USA

7. Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung von personenbezogenen Daten ist zum Teil gesetzlich vorgeschrieben oder ergibt sich aus vertraglichen Regelungen. Ohne diese Daten werden wir in aller Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, durchzuführen und zu beenden.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Als betroffene Person haben Sie das Recht

auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),

• das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),

• das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),

• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),

• das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO),

• das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Schließlich haben Sie ein Beschwerderecht bei der für Siezuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

9. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzhinweise werden bei Änderungen an dieser Internetseite, unseren angebotenen Lösungen oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen, angepasst. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: September 2026